Herausforderungen in Planungs-und Forecasting Prozessen.
Herausforderungen in Planungs-und Forecasting Prozessen

Mit Zuversicht in die Budgetsaison

Für viele Unternehmen steht unabhängig von der Corona-Situation die Planungssaison vor der Tür (wenn sie nicht schon begonnen hat). Um mit Zuversicht in die Budgetsaison zu starten lohnt es sich schon vorher die bestehenden Prozesse zu hinterfragen und optimieren. 

In unserer Mini-Serie zeigen wir Ansatzpunkte zur Überprüfung Ihrer Budget- und Forecastprozesse. Können Sie sich darin wiederfinden? Welches sind Ihre grössten “Painpoints”? 

Im heutigen Post beschäftigen wir uns mit ausgewählten konzeptionellen Fragestellungen im Planungsprozess als Grundlage für ein effizientes und effektives Design. Im nächsten Beitrag werden wir auf die prozessuale Optimierung eingehen. 

Konzeptionelle Elemente im Planungs-Prozesss  

Auch wenn es trivial klingt: Am Anfang jedes guten Forecast- und Budgetprozesses steht ein gutes Konzept. Damit ist jedoch nicht in erster Linie die technische Abfolge von Planungsschritten gemeint, sondern vor allem die Festlegung von Zielen, die Sie mit Ihrer Planung erreichen wollen.

Sie bestimmen später wesentlich den Planungsumfang und die notwendige Planungstiefe und den damit verbundenen Ressourcenaufwand. Obwohl jedes Unternehmen eigene Anforderungen stellt, können folgende Leitfragen zur Bestimmung der Planungsziele helfen: 

  • Wer sind die Stakeholder? 
  • Gibt es rechtliche Vorgaben? 
  • Welcher Zeitraum soll geplant werden? 
  • Wer verwendet die Daten? Zu welchem Zweck? In welcher Granularität? 
  • Welche Entscheidungen sollen aufgrund der Forecasts getroffen werden? 
  • Welche Daten werden nicht geplant? 

In der Regel lassen sich die Ziele in 2 generischen Zielen zusammenfassen: 

  • Transparente Information von Stakeholdern 
  • Treffen von Entscheidungen (strategisch und taktisch)  
    • Identifikation von relevanten Treibern 
    • Bestimmung von strategischen Initiativen 
    • Bestimmung von operativen Massnahmen

Leiten Sie daraus die Planungstiefe und den Planungsumfang ab, um zu verhindern ungenutzte “Zahlenfriedhöfe” zu generieren. Beschränken Sie sich auf die notwendige Granulariät und beziehen Sie Ihr Management in die Konzeptphase mit ein.  

In der Praxis treffen wir häufig auf Planungen die weitaus granularer und umfangreicher durchgeführt werden als notwendig, häufig mit dem Argument, dass man diese Daten zur Verfügung hätte “wenn man sie brauchen sollte”. Auch wenn dieses Argument valide ist, sollte zumindest der damit verbundene Zeit- und Ressourcenaufwand geprüft und hinterfragt werden. Nicht zu vernachlässigen sind dabei drei für den langfristigen Erfolg wichtige Aspekte: 

  • Die Akzeptanz des Prozesses bei den Planenden und die damit verbundene Planungsqualität 
  • Die Gefahr des Fokusverlustes durch irrelevante Daten 
  • Komplexität reduziert die Flexibilität und verlängert den Forecastprozess

     

Ein immer wieder auftauchender und unterschätzter Diskussionspunkt ist die Incentivierung der Mitarbeitenden auf Budgetzielen. Auch wenn dies in der Praxis vielfach anzutreffen ist, sollten die Folgen geprüft und gegebenenfalls Alternativen oder ergänzende Ziele berücksichtigt werden: 

Die Verknüpfung von Budgets und Zielen führt zwangsläufig zu Zielkonflikten. Einerseits soll die Planung ein möglichst realistisches Bild widerspiegeln, andererseits “belohnt” eine möglichst pessimistische Budgetierung die Budgetverantwortlichen und kompromittiert damit die Entscheidungsfindung. Die Qualitätskennzahlen Forecast-Accuracy und Forecast-Bias leiden. Über längere Zeit geht in der Regel das Vertrauen und damit die Legitimation des Budgetprozesses verloren.  

Um also die Grundlagen für effektive und effiziente Planungsprozesse zu schaffen, lohnt es sich zusammenfassend 3 Kernfragen zu beantworten:  

  1. Was will ich mit der Planung erreichen? 
  2. Welcher Umfang und welche Tiefe ist tatsächlich notwendig? 
  3. Wie incentiviere ich eine hohe Planungsgenauigkeit? 

Im nächsten Beitrag wenden wir uns der prozessualen Ebene und den häufigen Fallstricken im Budgetprozess zu: 

  • Hoher Aufwand durch manuelle Erstellung von Planungsunterlagen 
  • Hoher Aufwand durch manuelle Konsolidierung von Planungsinputs 
  • Unterschiedliche Datenquellen/Systeme für planungsrelevante Treiber/Daten 
  • Zeitverlust in unnötiger Granularität/Scheingenauigkeit 
  • Manuelles Prozessmanagement, Unklarheit über den Stand der Arbeiten 
  • Langwieriger Review- und Freigabeprozess über verschiedene Stufen 
  • Inkonsistenzen/Fehler in der Konsolidierung und damit verbundene aufwändige Fehlersuche und Korrektur 
  • Schwierige Nachvollziehbarkeit bei verschiedenen Versionen in lokalen/abteilungseigenen Planungen
     

Welche Erfahrungen haben Sie gemacht? In welchen Bereichen haben Sie Handlungsbedarf?

Wir von Sereviso freuen uns über Ihr Feedback und unterstützen Sie gerne bei Ihren Planungs- und Reportingprozessen, sei es bei der Analyse, Optimierung innerhalb Ihrer bestehenden Prozesse, Systemauswahl oder Implementierung. 

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