Eliminieren Sie “Zeitfresser” im Budgetprozess

Eliminieren Sie “Zeitfresser” im Budgetprozess

01.09.2020

Viele kleine Prozessschritte und Schnittstellen können in Summe grosse Auswirkungen auf die Dauer und die Qualität des Forecastprozesses haben. Daher lohnt es sich regelmässig zu überprüfen, wo die Durchlaufzeiten optimiert und die Qualität erhöht werden kann. In unserer Mini-Serie zeigen wir Ansatzpunkte zur Überprüfung Ihrer Budget- und Forecastprozesse. Nachdem in den ersten zwei Teilen einige konzeptionelle Fragestellungen (Link Teil 1) und die Optimierung von Datenbereitstellung und -konsolidierung (Link Teil 2) thematisiert wurden, gehen wir im Dritten Teil auf einige “zeitfressende” Aspekte der Werteflüsse und des Prozessmanagements ein:

 

  • Unterschiedliche Datenquellen/Systeme für planungsrelevante Treiber/Daten
  • Zeitverlust in unnötiger Granularität/Scheingenauigkeit
  • Manuelles Prozessmanagement, Unklarheit über den Stand der Arbeiten
  • Langwieriger Review- und Freigabeprozess über verschiedene Stufen
  • Inkonsistenzen/Fehler in der Konsolidierung und damit verbundene aufwändige Fehlersuche und Korrektur
  • Schwierige Nachvollziehbarkeit bei verschiedenen Versionen in lokalen/abteilungseigenen Planungen

 

Unterschiedliche Datenquellen/Systeme für planungsrelevante Treiber/Daten

 

In den wenigsten Unternehmen sind alle Kosten- und Werttreiber vollständig in ein Planungssystem integriert. In vielen Fällen wird der Aufwand für die entsprechenden Schnittstellen als zu hoch eingeschätzt. Im Umkehrschluss werden jedoch damit manuelle Nebenrechnungen und Schnittstellen geschaffen, die den Forecastprozess mit repetitiven Tätigkeiten verlangsamen. Darüber hinaus ist die Konsistenz der zugrunde liegenden Roh- und Planungsdaten für Dritte meist nicht nachvollziehbar und Fehler und Inkonsistenzen bleiben unentdeckt.

Idealerweise sollten daher möglichst alle relevanten Treiber direkt ins Planungssystem integriert werden und auch Bestandteil des regelmässigen Reportings sein. Dadurch wird die Konsistenz und das Verständnis über die Entwicklung der Treiber sichergestellt. Zusätzlich werden im Planungsprozess manuell erstellte Grundlagenreports vermieden und stehen den Planenden unmittelbar zur Verfügung. Der einmalige Aufwand für die Schnittstellenerstellung muss natürlich berücksichtigt werden. Dieser kann jedoch in der Regel je nach Frequenz, Datenvolumen und Komplexität von der vollautomatischen, beidseitigen Datenintegration über den Einsatz von ETL Tools bis zur manuellen Erfassung auf die jeweilige Situation angepasst und mit optimiertem Aufwand sichergestellt werden.

 

Zeitverluste in unnötiger Granularität/Scheingenauigkeit

 

Welche Planungsebene macht am meisten Sinn? Es wäre unseriös auf diese Frage pauschale Antworten geben zu wollen. Aber schon allein sich dieser Frage zu stellen hilft in den meisten Fällen eine Optimierung der Gewichtung der Treiber zu erreichen. Im ersten Teil der Serie sind wir schon auf die Berücksichtigung der Planungstiefe in der Konzeptionsphase eingegangen. Aufgrund der mit Forecasts verbundenen Planungsunsicherheit sollte sofern möglich auf wenige, jedoch relevante Treiber fokussiert und möglichst mit Szenario-Modellierung unterstützt werden. In der Prozessführung ist es dann wichtig, den Fokus der Planenden auf diese Treiber und Szenarien zu lenken und die trivialen Planungsgegenstände möglichst zu automatisieren. In den meisten Unternehmen reicht es zum Beispiel Dutzende von Sachkonten wie zum Beispiel Büromaterial entweder auf übergeordneten Kontengruppen zusammenzufassen oder aus der Vergangenheit abzuleiten. Mit modernen Planungstools lassen sich solche Modellierungen passgenau auch ohne Granularitätsverlust definieren und reduzieren so den Aufwand der Planenden. Bei eher einfacheren Planungswerkzeugen empfiehlt es sich dagegen eher die Planungstiefe tatsächlich zu reduzieren und einen gewissen Genauigkeitsverlust zu akzeptieren. In der Praxis ist dies gegeneinander abzuwägen und mit den verschiedenen Stakeholdern abzustimmen

 

Manuelles Prozessmanagement, Unklarheit über den Stand der Arbeiten

 

Je mehr Planende in den Forecastprozess involviert sind, desto komplizierter ist die Sicherstellung des Zeitplanes und der Qualität. Wer hat welche Aufgaben schon abgeschlossen? Welche Unternehmensteile haben ihre Planung schon finalisiert? Welche sind schon geprüft oder freigegeben? Welche Aufgaben stehen noch aus? Je manueller der Planungsprozess aufgesetzt ist desto mehr Abstimmungsaufwand ist notwendig. Risiken bei manueller Prozessführung liegen vor allem in der mangelnden Transparenz und können meist durch personelle Ressourcen reduziert werden:

 

    • Wurden alle Teilplanungen finalisiert?
    • Wurden keine nachträglichen Anpassungen mehr vorgenommen?
    • Wurden alle Beteiligten informiert?
    • Welche Versionen sind gültig, freigegeben und wo dokumentiert?

 

In modernen Planungssystemen lässt sich der Planungsprozess durch individuelle Workflows leicht abbilden und den personellen Einsatz reduzieren. Durch integrierte Berechtigungskonzepte sind einmal abgegebene Planungen nur noch nach spezieller Freigabe änderbar. Nutzer werden über anstehende oder überfällige Aufgaben per email informiert und die Prozessführenden haben jederzeit den Überblick über erledigte, anstehende und überfällige Aufgaben.

 

 

 

Langwieriger Review und Freigabeprozess über verschiedene Stufen

 

In der Praxis sind häufig noch manuelle Review- und Freigabeprozesse anzutreffen. Hier liegt teilweise noch erheblicher Optimierungsbedarf. Die Koordination von vielen Planern und Reviewern erfordert bei manuellen Prozessen einen erheblichen Abstimmungsaufwand und damit meist auch eine lange Prüf- und Freigabephase. Zudem muss gegebenenfalls sichergestellt sein, dass Freigaben oder Anpassungen dokumentiert und nachvollziehbar sind. Die durch Anpassungen entstandenen Versionen müssen strukturiert abgelegt und kommuniziert werden. Auch in diesem Fall hilft die Einführung von Workflows zur Dokumentation und Nachvollziehbarkeit der notwendigen Freigaben und Änderungen. In modernen Planungstools sind die erforderlichen Schritte bereits integriert und durch Berechtigungskonzepte individuell steuerbar. In Cockpits lässt sich der Stand der Freigaben individuell überblicken und steuern. Zurückweisungen und Änderungen können kommentiert werden und Anpassungen werden im Audittrail festgehalten

 

Inkonsistenzen/Fehler in der Konsolidierung und damit verbundene aufwändige Fehlersuche und Korrektur

 

Fehlersuche und Korrekturen von Inkonsistenzen können je nach Aufbau der Planung teilweise äusserst aufwändig sein. Treiber für den Aufwand sind dabei die Anzahl der externen Datenquellen, die Anzahl der involvierten Abteilungen und die Anzahl der unterschiedlichen Versionen. Eine effiziente Nachbearbeitung sollte daher durch eine weitreichende Integration von Planungsdaten in das eigentliche Planungssystem sichergestellt sein. Moderne Planungssysteme bieten dabei dann erhebliche Vorteile durch Drill-through Funktionalitäten und Audittrails. Im Zusammenhang mit den oben beschriebenen Funktionalitäten lassen sich mit integrierten Planungssystemen erhebliche Zeit- und Qualitätsverbesserungen erzielen.

 

Schwierige Nachvollziehbarkeit bei verschiedenen Versionen in lokalen/abteilungseigenen Planungen

 

Last but not least sorgen in der Praxis immer wieder verschiedene Versionen von lokalen oder abteilungseigenen Planungen für Verwirrung und Abstimmungsaufwand. Solche “U-Boot”-Planungen lassen sich nur durch konsequentes Durchsetzen einer Single-Point-of-Truth-Philosophie durchsetzen. Auch hier helfen integrierte Planungssysteme mit guten Versionierungskonzepten einen Wildwuchs der Teilplanungen zu verhindern, ohne Transparenz und Flexibilität zu verlieren.

 

Haben auch Sie Verbesserungspotential in Ihren Forecastprozessen? Wir von Sereviso unterstützen Sie gerne bei der Analyse und Entwicklung der für Sie richtigen Massnahmen, sei es bei der Optimierung innerhalb Ihrer bestehenden Prozesse, Auswahl von neuen Systemen oder Implementierung.

At Sereviso, we support businesses in their digital transformation journey and help them adopt suitable financial planning solutions for them, with full visibility over business data, high accessibility, and granular analytics. If you’re looking for a similar solution, check our website or get in touch with Sereviso experts.

 

 

Contact Us

We're not around right now. But you can send us an email and we'll get back to you, asap.

Not readable? Change text. captcha txt