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Ziele

Die Ziele von Bergzeit waren: 

• die bisherige Planung anhand von Kalkulationstabellen komplett durch eine Planungslösung auf dem neuesten Stand der Technik zu ersetzen;
• Konsistenz und Datenintegrität zwischen den zahlreichen Bestandteilen der Planung und den Ist-Zahlen sicherzustellen;
• den Aufwand für wiederkehrende Planungsaufgaben zu reduzieren;
• es der Controlling-Abteilung zu ermöglichen, das Planungsmodell unabhängig von der IT und externen Ressourcen zu warten, zu ändern und zu erweitern;
• Transparenz in zahlreichen Planungsszenarien zu bieten und damit einhergehend Vergleichbarkeit zu schaffen;
• durch integrierte Arbeitsabläufe und Statusüberblicke Transparenz und Zusammenarbeit im Planungsprozess zu fördern; und
• integrierte Berichterstattung mit Zugriffs- und Funktionsmanagement zu erreichen.

Die Reduzierung von Vorbereitungs- und Konsolidierungszeiten in Planungszyklen wurde als Schlüsselfaktor für den Erfolg definiert. Ziel war, anstatt wie bisher nur einen Planungsprozess pro Jahr nun häufigere Prognosen erstellen zu können. Neben der Reduzierung der Zykluszeit sollten Ressourcen auch von technischen Tätigkeiten, die keine Wertschöpfung bringen, freigesetzt werden. Dadurch konnte der Fokus auf den Geschäftsinhalt und die Entscheidungsfindung gelegt werden.

Lösungen und Herausforderungen

In der Prozessanalyse wurden die verschiedenen Herausforderungen identifiziert und die Lösungen mit Bergzeit besprochen. Um einen optimalen Wissenstransfer sicherzustellen, wählte Bergzeit Serevisos geteiltes Umsetzungsmodell. Bei diesem begleitet Sereviso den Kunden durch die verschiedenen Umsetzungsschritte sowie die Planung des Modellentwurfs und die Controlling-Abteilung. Mit Unterstützung und dank der Qualitätskontrolle von Sereviso konnte die technische Konfiguration parallel dazu umgesetzt werden. 

Wie bei jedem Planungsmodell gab es auch bei in diesem Fall verschiedene Herausforderungen und spezielle Anforderungen, die einer Lösung bedurften. Diese wurde nach und nach erstellt, um eine rasche Umsetzung vor dem bevorstehenden Verkaufsplanungszyklus zu ermöglichen. Die Lösung bestand aus verschiedenen miteinander verbundenen Elementen, die die gewünschte Konsistenz des Planungsmodells sicherstellen. Diese Elemente sind:

• Umsatzplanung nach Kanal und Zielland – die Einflussfaktoren dafür sind Rechnungswerte, Retouren-Quote, durchschnittliche Bestellwerte und durchschnittliche Retouren-Werte;
• Zahlungsanbieterplanung, um die verschiedenen fixen und variablen Gebühren für Bestellungen und Retouren nach Kanal und Zielland darzustellen;
• Top-down-Planung der Materialkosten mit der Möglichkeit, individuell von unten zu überschreiben;
• Transportkostenplanung basierend auf Transportunternehmen und Ziel;
• Personalkostenplanung;
• Betriebsausgabenplanung;
• Investitionsausgabenplanung und damit einhergehender Wertverlust; sowie
• Rentabilitätsanalyse der Kanäle.

Die Herausforderungen waren die gegenseitigen Abhängigkeiten verschiedener Planungsbereiche, die dargestellt werden mussten, um eine einheitliche und automatische Berechnung sicherzustellen. Der Umsatz nach Zahlungsanbietern ist beispielsweise ein wichtiger Punkt für Bergzeit. Dafür würde das Planungspersonal aber sehr viel mehr Zeit investieren müssen, wenn die Zahlen zu den Zahlungsanbietern fehlen. Die Kosten von Zahlungsanbietern werden allerdings bereits von einem anderen Team geplant. Die Lösung kalkuliert jetzt automatisch den Anteil der Zahlungsanbieter und ordnet den geplanten Umsatz anhand dieses Anteils direkt den Zahlungsanbietern zu. So wird Konsistenz zwischen Umsatz, Zahlungsanbieterkosten und Versand sichergestellt.

Eine weitere Herausforderung war die Darstellung von Top-down-Planung und Bottom-up-Planung in einer Version. Diese unterschiedlichen Planungsansätze werden normalerweise mit verschiedenen Versionen gehandhabt. In diesem speziellen Fall sollte der Top-down-Ansatz als Vorschlagswert genutzt, aber nicht überschrieben werden, um die Gesamtheit der Anpassungen darzustellen. Die entsprechenden Werte und Anpassungen wurden deshalb in dafür bestimmten Konten dargestellt, wodurch Ziel, Anpassung und neue Summen für die relevanten Werte transparent verglichen werden können.

Ergebnisse

Die schrittweise Umsetzung der Lösung ermöglichte eine sehr rasche Produktivsetzung der Umsatzplanung. Die grundlegende Systemkonfiguration mit Organisationsebenen, Sachkonten, Ist-Daten und üblichem GuV-Planungsbogen wurde innerhalb einer Woche nach dem Projektstart erstellt. In den darauffolgenden Schritten wurden die anderen Modelle eingeführt und nacheinander entsprechend Bergzeits Anforderungen getestet. Nach und nach wurden die bestehenden Kalkulationstabellen ersetzt. 

Mit den angepassten Planungsbögen, der Integration von Ist-Daten und der automatisierten Konsolidierung sind die Zykluszeiten des Planungsprozesses maßgeblich gesunken. Das ist die Grundlage dafür, mehr Prognosen öfter durchzuführen und zu analysieren. In der Zwischenzeit wurde der ursprüngliche Entwurf von der Controlling-Abteilung noch erweitert, um mehr Prozesse und Funktionen in die Darstellung der neuen Planungslösung einzubauen. 

Die Arbeitsabläufe ermöglichen jederzeit einen Überblick über den Planungsprozess und erleichtern einen Revisionsprozess. Die Prozesse wurden rasch von den Beteiligten in der Planung angenommen, da die integrierten Berichterstattungsfunktionen perfekte Datentransparenz ermöglichen.