Mit Leichtigkeit durch den Budgetprozess
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Mit Leichtigkeit in die Budgetsaison

Mit der Budgetsaison vor der Tür sind viele Unternehmen wieder daran ihren bisherigen Prozess zu hinterfragen und zu verbessern. Doch welche Ansatzpunkte ergeben sich überhaupt? Wo liegt denn überhaupt das Potential für Verbesserungen? Wie kann ich in Zukunft mehr Leichtigkeit in den Budgetprozess bringen? Natürlich unterscheiden sich Unternehmen in vielerlei Hinsicht und haben je nach Branche, Grösse und Reifegrad unterschiedliche Bedürfnisse. In unserer Mini-Blog-Serie gehen wir auf einige gemeinsame Aspekte in der Optimierung von Planungs- und Forecastprozessen ein. 

 

In unserem letzten Beitrag haben wir drei konzeptionelle Grundsatzfragen für einen effizienten und effektiven  

Budgetprozess vorgestellt: 

  1. Was will ich mit der Planung erreichen? 
  2. Welcher Umfang und welche Tiefe ist tatsächlich notwendig? 
  3. Wie incentiviere ich eine hohe Planungsgenauigkeit? 

 

Doch auch wenn diese Fragen klar beantwortet und kommuniziert sind und ein unternehmensweiter Konsens über das Planungskonzept herrscht besteht die Gefahr, dass der Budgetprozess durch einige prozessuale Fallstricke zu einem zähen und langwierigen Unterfangen wird.   

  • Hoher Aufwand durch manuelle Erstellung von Planungsunterlagen 
  • Hoher Aufwand durch manuelle Konsolidierung von Planungsinputs 
  • Unterschiedliche Datenquellen/Systeme für planungsrelevante Treiber/Daten 
  • Zeitverlust in unnötiger Granularität/Scheingenauigkeit 
  • Manuelles Prozessmanagement, Unklarheit über den Stand der Arbeiten 
  • Langwieriger Review- und Freigabeprozess über verschiedene Stufen 
  • Inkonsistenzen/Fehler in der Konsolidierung und damit verbundene aufwändige Fehlersuche und Korrektur 
  • Schwierige Nachvollziehbarkeit bei verschiedenen Versionen in lokalen/abteilungseigenen Planungen 

 

Vielleicht kommt Ihnen die eine oder andere Hürde bekannt vor?  Im heutigen Blog gehen wir auf die ersten zwei Punkte, den hohen Aufwand durch manuelle Planungsschritte ein. 

 

Hoher Aufwand durch manuelle Erstellung von Planungsunterlagen 

 

In vielen Fällen findet Budgetierung und Forecasting nicht in dedizierten Planunstools statt. In der Folge ist das meistverbreitetste „Planungstool“ Microsoft Excel. Und obwohl Excel ein hervorragendes Instrument ist, liegen die Stärken nicht in der Kollaboration vieler Nutzer. Folglich werden häufig mit hohem Aufwand und viel repetitiver Arbeit pro Kostenobjekt individuelle Planungsunterlagen aus verschiedenen Quellsystemen erstellt, versandt und später wieder eingesammelt. Ausser dem relativ hohen Zeitaufwand und der damit verbunden Ressourcenbindung besteht dabei vor allem das Risiko von inkonsistenten Daten durch die hohe Anzahl von Datenquellen und manuellen Prozessschritten. Auch wenn Planungstools eingesetzt werden kann es vorkommen, dass ausserhalb diese Systems noch umfangreiche Schattenrechnungen gemacht werden müssen, wenn entsprechende Datenquellen und Treiber nicht abgebildet sind. 

Versuchen Sie daher die manuelle Erstellung von Planungsunterlagen zu eliminieren oder wenigsten auf ein Minimum des Aufwandes zu reduzieren.  

 

Am leichtesten gelingt dies mit dem Einsatz von spezialisierter Planungssoftware.

Moderne Planungstools bieten die Möglichkeit mit Istdatenintegration, Versionierung und Berechtigungskonzepten zentral dynamische Planungsformulare mit vielfältigen Modellierungsmöglichkeiten bereitzustellen. Die Planungsformulare können flexibel und zentral angepasst werden, Daten werden zentral gehalten und eine Verteilung von Planungsunterlagen entfällt. Überprüfen Sie welche Datenquellen integriert werden müssen um Schattenrechnungen und damit weitere Planungsunterlagen zu vermeiden. 

Auch ohne Einsatz von dedizierten Planungstools lässt sich häufig der Aufwand zur Erstellung von Planungsformularen reduzieren, wenn auch nicht eliminieren. In der Regel liegt der Schlüssel dazu in der zentralen Erstellung der Planungsunterlagen, um redundante Tätigkeiten zu vermeiden.

Versuchen Sie die Unterlagen strukturell zu vereinheitlichen und die Datenquellen jeweils nur einmal zu für das gesamte Unternehmen zu integrieren. Reduzieren sie die Planungstiefe und Umfang so weit wie möglich. Nutzen Sie die standardmässigen Automatisierungsfunktionen in Excel wie Macros, PowerQuery und PowerPivot um die Unterlagen automatisiert zu erstellen. Leider lassen sich einige strukturelle Nachteile, wie fehlende Berechtigungskonzepte, fehlender Änderungsschutz, fehlende auditierbare Nachvollziehbarkeit, Fehleranfälligkeit und fehlende Anpassungsmöglichkeiten nicht eliminieren. 

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Hoher Aufwand durch manuelle Konsolidierung von Planungsinputs 

In direktem Zusammenhang mit der manuellen Erstellung von Planungsunterlagen steht die anschliessende Konsolidierung der gesammelten Daten. Während in modernen Planungstools die Datenstruktur nicht manipulierbar ist und eingegebene Daten in Echtzeit berechnet und konsolidiert und im Reporting dargestellt werden, bedarf es bei manuellen Datensammlungen einer anschliessenden Konsolidierung. Auch diese ist mit einem hohen Ressourcenaufwand und dem Risiko von Dateninkonsistenzen verbunden. Zudem ist je nach Datenstruktur eine Konsolidierung erst nach dem vollständigen Rücklauf der Daten möglich, so dass im Zweifelsfall ein sehr langer Zeitraum vom Planungsbeginn bis zur ersten Datenverfügbarkeit entsteht und damit der zeitliche Spielraum für inhaltliche Diskussionen erheblich reduziert wird. Im Falle von Planungsanpassungen und der Erstellung von verschiedenen Szenarien sind zudem weitere Konsolidierungsrunden notwendig. 

 

Auch die Konsolidierungsphase lässt sich durch den Einsatz von modernen Planungstools eliminieren. Sollten diese nicht im Einsatz sein kann wie bei der Erstellung der Planungsunterlagen eine Teil-Automatisierung mit den Excel-Standardfunktionalitäten (PowerQuery, PowerPivot, Macros) geprüft werden. Zentralisieren Sie die Konsolidierung wenn möglich über das ganze Unternehmen um Doppelspurigkeiten zu vermeiden. Bilden Sie Teilbereiche im Anschluss im Reporting ab. Grundvoraussetzung ist dabei, dass die Datenstruktur der Planungsunterlagen im Hinblick auf eine spätere Konsolidierung optimiert wurde. In vielen Fällen steht dabei die Nutzerfreundlichkeit im Konflikt mit optimalen Datenstrukturen. Auch bei der Optimierung von manuellen Konsolidierungen verbleiben einige grundlegende Nachteile: 

Relativ hohe Fehleranfälligkeit von Daten, Zeitverlust durch zusätzliche Prozessschritte, in der Regel Bündelung des Know-hows bei wenigen Key-Usern, hoher Prüf- und Abstimmungsaufwand, schwierige Versionsverwaltung. 

 

Konklusion 

Auch wenn in vielen Fällen bestehende manuelle Forecast-Prozesse optimiert werden können, werden sie aufgrund des weiterhin bestehenden Aufwandes, Zeitverlustes, erhöhten Risikoprofils, geringen Flexibilität und der damit verminderten Akzeptanz bei den Planungsbeteiligten nicht an die Performance von modernen Planungssystem herankommen. Eine Abwägung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses muss allerdings unternehmensspezifisch erfolgen und diverse Aspekte berücksichtigen: 

  • Häufigkeit von Forecasts 
  • Planungstiefe und Umfang 
  • Anzahl der Planenden & Planungsobjekte 
  • Vorhandene Systemlandschaft 
  • Qualitätsanspruch an Forecasts 
  • Bedarf für Szenarioplanungen 
  • Akzeptanz bei Planungsbeteiligten 

Angesichts von Einführungszeiten von nur wenigen Wochen, hoher Nutzerfreundlichkeit und erheblichen Prozessvereinfachungen sollten Planungstools von Unternehmen die regelmässige Forecasts erstellen jedoch ernsthaft geprüft werden. 

Welche Erfahrungen haben Sie gemacht? In welchen Bereichen haben Sie Handlungsbedarf? Wir von Sereviso freuen uns über Ihr Feedback und unterstützen Sie gerne bei Ihren Planungs- und Reportingprozessen, sei es bei der Analyse, Optimierung innerhalb Ihres bestehenden Prozesse, Systemauswahl oder Implementierung. 

In unserem nächsten Blog befassen wir uns mit folgenden Herausforderungen 

  • Unterschiedliche Datenquellen/Systeme für planungsrelevante Treiber/Daten 
  • Zeitverlust in unnötiger Granularität/Scheingenauigkeit

 

Welche Erfahrungen haben Sie gemacht? In welchen Bereichen haben Sie Handlungsbedarf?

Wir von Sereviso freuen uns über Ihr Feedback und unterstützen Sie gerne bei Ihren Planungs- und Reportingprozessen, sei es bei der Analyse, Optimierung innerhalb Ihrer bestehenden Prozesse, Systemauswahl oder Implementierung. 

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